Implementación de Software Específico para Empresas Constructoras

Estas son las fases en las que trabajo durante el ciclo de un proyecto de implementación del software de RIB.

Soporte al equipo de ventas

La primera fase del proceso de ventas consiste en el contacto directo del Departamento de Ventas de RIB con el cliente potencial. Aquí los compañeros de Ventas realizan una presentación standard de los beneficios generados en una compañía después de la introducción de  iTWO 4.0.  

El equipo de consultores entra en la segunda fase del proceso de ventas. En esta fase preparamos una simulación de los procesos en los que el cliente está interesado, con sus propios datos y usando iTWO 4.0 más sus aplicaciones integradas. Estos datos (presupuesto y mediciones, modelos 3D, lotes de subcontratista, informes, etc.) nos han sido proporcionados previamente por el propio cliente y pertenecen a un proyecto real (presente o pasado) de su cartera.

Estas simulaciones se realizan en formato “taller” y dentro de RIB se denominan “5D Labs”. El cliente presenta a sus expertos y candidatos a formar parte del equipo interno de implementación. RIB por su parte presenta a un equipo de consultores, cada uno de ellos experto en un área de gestión de un proyecto de construcción. Durante las jornadas del “5D Lab”, los consultores vamos alternando las demostraciones de las capacidades del software con sesiones prácticas en las que el equipo del cliente puede replicar en el software, guiado por el equipo de RIB,  los pasos que acaba de ver.

Planificación del proyecto de implementación

Una vez que el proceso de ventas se ha cerrado, se produce la entrega del proyecto al departamento de consultoría. Es en ese momento cuando contactamos con los gestores de proyecto del cliente para una primera toma de contacto en la que se perfila las actividades previas al proceso de implementación del software. Este paso es fundamental para terminar el proyecto con éxito: hacer un buen trabajo durante la fase de planificación no garantiza un buen resultado al final pero el no hacerlo si que garantiza el fracaso. En esta fase vamos a definir los siguientes elementos del proyecto:

• Alcance
• Entregables
• Plazo
• Recursos
• Gobernanza

Puedes ver más artículos relacionados con este tema aquí:

Análisis "As-Is" / "To-Be"

Dijo Séneca algo así como que cuando no sabes hacia dónde quieres navegar, ningún viento te es favorable. Yo añado que para llegar dónde se quiere ir hay que saber donde uno esta.

El análisis "As-Is/To-Be" es precisamente eso: empezar definiendo cómo se trabaja hoy (As-Is) para visionar cómo queremos trabajar mañana (To-Be). El ejercicio de poner en negro sobre blanco los procesos con los que una empresa ejecuta sus proyectos es muy revelador. Normalmente siempre se descubren uno o varios pasos de los de "es que siempre se ha hecho así" y que, salvo contadas excepciones (software antiguo para el que no hay sustituto todavía, interacciones rígidas con el departamento contable, etc.), también se revisan y acaban adaptándose a la nueva forma de trabajar.

Formación según el principio “Train the Trainer”

"Cuando uno enseña, dos aprenden" (Robert Heinlein)

El software es como una vivienda: cuando se rompe algo, el propietario intenta arreglarlo con sus medios y conocimientos antes de recurrir a la última opción, que es avisar a un profesional (y pagarle después). Cuanto más "manitas" sea y herramientas tenga el propietario, más probable sera que no necesite llamar a nadie para ayudarle (ni pagarle).

Mediante la formación Train the Trainer, los consultores formamos a esos "manitas" que serán los que se encarguen de reparar las "ñapas" que surgen en el día a día usando el software. Los primeros en recibir la formación en el uso y mantenimiento del software serán los super-usuarios: ellos reciben la formación más completa y las máximas autorizaciones del software con lo que podrán a su vez formar y apoyar a los usuarios finales. Estos usuarios finales recibirán una formación menos extensa y principalmente enfocada al area del software que van a usar en su día a día (estimación de costes, planificación, compras, etc.)

Instalación, configuración y migración de datos maestros

El software también se parece a un coche: el concesionario nos trae el modelo que elijamos. Cuando llega al punto de venta, los mecánicos lo revisan, le quitan las protecciones para el transporte, revisan el software, etc. En definitiva, lo configuran dejándolo listo para que lo conduzcamos a casa. Aunque hemos comprado un coche standard, nosotros podemos influir también en su diseño final: llantas, equipo de sonido, tapicería, etc. Lo podemos personalizar o "customizar". Y para que el coche funcione, finalmente no queda más remedio que ponerle combustible.

Eso mismo es lo que hacemos con el software: una vez que el cliente ha decido la infraestructura (on-premise o en la nube) nosotros le entregamos la aplicación: lo instalamos y los dejamos configurado para funcionar. Por supuesto esta configuración es estándar, listo para funcionar, suficiente para formar a los usuarios pero lejos de poder llevar a cabo los procesos diseñados por el cliente. Para ello, debemos personalizar la aplicación: estados de las entidades (Borrador, En revisión, Aprobado, En Ejecución, etc), flujos de trabajo, informes, generación de códigos de entradas, etc.

Finalmente ponemos la gasolina del software, que son los datos maestros: los existentes se importan desde las aplicaciones en uso mediante apis, excel, etc., dependiendo de las capacidades de cada software. Los nuevos se diseñan de acuerdo a la nueva forma de trabajo, se genera el primer "starter set" y se prueban con un proyecto piloto. Después de este ciclo, se analizan los resultados y con las conclusiones se ejecuta el siguiente bucle de diseño y generación de datos maestros.

Enlace entre cliente y equipo de desarrollo e infraestructura

Use cases, standard-custom, redacción specs, plazo entrega, beta version

Una vez que se tienen definidos los procesos de la nueva forma de trabajo, se comienza su mapeo con las funciones del software. Aquí es donde la relación entre el equipo del cliente y el de consultores es más intensa: el diseño planteado se testa por parte del cliente y con las conclusiones se inicia el siguiente bucle de diseño hasta que el proceso es aceptado por los usuarios finales.

Soporte durante el proyecto de  implementación