Para comenzar este artículo quiero repetir lo que dije en la introducción de este paso: la planificación es fundamental para terminar el proyecto con éxito: hacer un buen trabajo durante la fase de planificación no garantiza un buen resultado al final pero el no hacerlo sí que garantiza el fracaso. A continuación se enumeran los puntos que incluyen esta planificación:
- Alcance
- Entregables
- Plazo
- Recursos
- Gobernanza
Alcance
Es esencial definir lo más pronto posible qué áreas y procesos del software se quieren implementar. De esta forma se garantiza que el proyecto se va a entregar de acuerdo a las expectativas iniciales (de las dos partes) y sobre todo se va a evitar el aumento descontrolado de requerimientos o “Scope Creep”.
Cuando nos encontramos en un proyecto en el que no se ha definido correctamente el alcance, tanto la empresa desarrolladora como la consultora contemplan el peor escenario para ellos: el cliente va a solicitar la inclusión en el proyecto de cualquier nueva idea o propuesta y los implementadores no van a tener argumentos lo suficientemente documentados como para solicitar presupuesto y plazo adicional o incluso rechazarlos.
Para el cliente que implementa un nuevo software en su negocio, el escenario en el que el alcance del proyecto no está definido podría parecer una ventaja: todas las nuevas ideas que aparecen se solicitan a la empresa desarrolladora para que las implemente ya que sin un alcance definido se podría argumentar que todo está incluido. La realidad es que nuestro cliente va a perder la perspectiva del plazo cegado por el aparente valor añadido que puede conseguir por muy poco o incluso nada: internamente el coste de su equipo aumenta cada día que el proyecto se retrasa por los nuevos requerimientos a la vez que el comienzo del retorno de su inversión se pospone.
Entregables
Son los hitos que dividen el alcance del proyecto y que marcan el plazo de ejecución. Su definición puede ir de sencilla y objetiva (informes, datos maestros, tableros de control, flujos de trabajo, etc) a compleja y subjetiva (procesos, calidad, rendimiento, etc)
Plazo
Es lo más difícil, no de calcular, sino de acertar ya que múltiples factores influyen en en la planificación original: dedicación del equipo del cliente, habilidad de los consultores, retrasos en la entrega de desarrollos, etc.
Recursos
El perfil de los especialistas que necesitamos para implementar un software orientado a la industria de la construcción no es fácil de encontrar. Por una parte, el conocimiento de los procesos en la gestión de los proyectos de construcción (por ejemplo: el estudio de presupuestos para ofertas de concursos, el proceso de compras y contratación, el control de obra, etc) es algo que normalmente requiere experiencia a pie de obra. Esto es algo que difícilmente se puede sustituir con formación teórica.
Por otra parte, la industria de la construcción es de las menos digitalizadas en todo el mundo, a una distancia significativa del resto. Por todos estos factores es importante detectar a profesionales de la construcción con afinidad por las tecnologías de la información. Y lo que es más importante: siempre va a ser más fácil que un técnico en construcción se familiarice con las tecnologías de la información que el que un técnico en tecnologías de la información aprenda sobre la gestión de un proyecto de construcción.
Por parte del cliente, la selección de los miembros de su equipo es algo básico para el éxito. Va a necesitar perfiles con experiencia y valorados en la compañía ya que van a definir su nueva forma de trabajar. El problema aquí es que esos perfiles normalmente tienen mucho peso en las operaciones del día a día del negocio, por lo tanto no va a ser fácil que dedique parte de su valioso tiempo a un proyecto interno que generalmente recae en el dominio del departamento de informática.
Una solución es crear un equipo que combine la experiencia de un perfil senior de gestión en construcción con varios perfiles junior o menos senior que muestren afinidad por las nuevas tecnologías.
Gobernanza
Al igual que el alcance, es fundamental definir al principio del proyecto cuáles van a ser los mecanismos de monitorización y control, las personas que lo van a componer y las medidas a aplicar cuando aparezcan desviaciones.
